ERP для учебного центра: вся работа центра в одной системе

Что такое ERP и зачем она учебному центру

Термин ERP (Enterprise Resource Planning) пришёл из промышленности, но идея простая: все подразделения работают не в разрозненных таблицах, а в одной общей системе. В учебном центре это приём заявок, учебный процесс, касса, сотрудники и связь с учениками. Всё это связано: ученик записался в группу — появилось начисление; урок проведён — изменилась зарплата преподавателя; оплата просрочена — родителям нужно напомнить.

Когда эти связи поддерживаются вручную, ошибки неизбежны: администратор записал ученика в тетрадь, а кассир забыл добавить его в Excel. В ERP данные вводятся один раз и сами попадают туда, где нужны. С этого и начинается автоматизация учебного центра: рутину берёт на себя система, а люди занимаются учениками.

Основные модули ERP для учебного центра

Полноценная система обычно состоит из следующих модулей. Сравните список со своими процессами: что у вас сейчас живёт на бумаге или в памяти одного сотрудника?

• Приём (CRM): заявки, пробный урок, вступительный тест, запись в группу.
• Учебный процесс: ученики, группы, расписание, кабинеты, посещаемость, оценки, домашние задания.
• Финансы: ежемесячные начисления, касса, чеки, должники, расходы, отчёты.
• Сотрудники: роли, зарплата преподавателей, отметка прихода и ухода.
• Коммуникации: Telegram-бот, приложение ученика, SMS, IP-телефония, автоматические напоминания.
• Управление: панель руководителя, филиалы, права доступа, журнал изменений, защита данных.

Чем ERP отличается от CRM

Как Kanon закрывает каждый модуль

Приём и ученики

Каждое обращение заносится как лид: источник, телефон, интересующий курс, уровень и удобное время. Через пробный урок или вступительный тест лид становится учеником, а вся история сохраняется в карточке. Статус ученика — активный, заморожен, ушёл или выпустился — всегда на виду.

Группы, расписание и посещаемость

Группа создаётся с преподавателем, кабинетом и днями занятий, а календарь помогает не поставить две группы в один кабинет одновременно. Преподаватель отмечает посещаемость, оценки и домашние задания в своей панели, а пропустившие урок попадают администратору в список на обзвон.

Оплаты и касса

Ежемесячные начисления создаются автоматически 1-го числа. Кассир принимает оплату и печатает чек с логотипом учебного центра. Должники, уровень оплат, ежедневный кассовый отчёт и расходы собраны в одном месте, поэтому в конце месяца деньги сходятся с учётом.

Преподаватели и зарплата

Зарплата рассчитывается автоматически каждый месяц по правилам учебного центра, преподаватель видит результат в разделе «Моя зарплата». Приход и уход отмечаются с телефона, а геолокация сверяется с адресом филиала.

Посещаемость и оплатыКасса и чеки

Коммуникации и автоматизация

У каждого учебного центра свой Telegram-бот с его названием. Ученики и родители видят уроки, посещаемость, домашние задания и состояние оплаты в Telegram Mini App или в браузере. Для мотивации есть баллы, серии занятий, монеты и рейтинг.

Напоминания об оплате уходят за 5, 3 и 1 день до срока и через 1, 3 и 7 дней после него — в приложении и в Telegram. При необходимости родителям отправляются SMS через собственный аккаунт учебного центра в Eskiz. Каждую автоматизацию центр включает или выключает сам.

Если подключена IP-телефония, администратор звонит из карточки ученика или лида в один клик через АТС учебного центра — без ручного набора номера и ошибок.

Telegram-бот и приложение ученикаИнтеграции

Филиалы, роли и безопасность данных

Сеть учебных центров управляется из одного аккаунта: руководитель видит и общую картину, и каждый филиал отдельно. Роли — руководитель, администратор филиала, преподаватель, ассистент, кассир — получают доступ только к нужным данным. Важные изменения пишутся в журнал: видно, кто, когда и что поменял.

На чеках, в приложении ученика и в Telegram-боте — название и логотип вашего учебного центра. Интерфейс доступен на узбекском и русском, каждый пользователь выбирает язык сам.

Данные каждого учебного центра изолированы на уровне базы данных, соединения зашифрованы. Резервное копирование идёт непрерывно: при сбое теряется не больше минуты данных, а восстановить можно состояние на любой момент за последние 14 дней.

Управление филиалами

Что ERP даёт руководителю

Без системы руководитель каждый день обходит администратора, кассира и преподавателей, чтобы понять, как идут дела. В ERP ключевые цифры собираются на панели руководителя сами: активные ученики, посещаемость, выручка, задолженность и новые заявки. Их видно и по каждому филиалу, поэтому проблему в одном из них заметно заранее.

Главное — решения принимаются по данным, а не по ощущениям. В какой группе падает посещаемость, от какого преподавателя чаще уходят ученики, в каком месяце выросли расходы — всё это находится в отчётах за несколько минут и при необходимости выгружается в Excel.

• Каждый день: отмечена ли посещаемость, звонки пропустившим, кассовый отчёт.
• Каждую неделю: список должников, новые лиды и итоги пробных уроков.
• Каждый месяц: выручка, расходы, зарплата преподавателей и причины ухода учеников.

Правила управления учебным центром

С чего начать внедрение ERP

Запускать все модули в один день не обязательно. Например, учебному центру на 200 учеников удобно сначала перенести учеников, группы и оплаты, затем включить посещаемость и напоминания, а потом перейти на учёт заявок и расчёт зарплаты.

1. Демо: разбираем процессы вашего учебного центра и показываем их в Kanon.
2. Настройка: филиалы, курсы, цены, сотрудники, роли и логотип.
3. Импорт: ученики, группы, долги и оплаты переносятся из Excel.
4. Обучение: показываем порядок работы администраторам, кассирам и преподавателям.
5. Подключаем Telegram-бот, и учебный центр работает в новой системе.

Kanon можно бесплатно попробовать в течение месяца. С настройкой, импортом и обучением помогает команда Kanon.

Переход с Excel на программуЗапросить демо