Учёт посещаемости и оплат учеников в одной системе

Почему посещаемость и оплаты должны быть рядом

В учебном центре посещаемость и оплаты тесно связаны. Ученик, который перестал ходить на занятия, часто не платит за следующий месяц, а тот, кто затягивает с оплатой, может быть на грани ухода. Если посещаемость живёт в тетради преподавателя, а оплаты — в таблице кассира, эту связь никто не замечает вовремя.

Когда данные в одной системе, администратор сразу видит: ученик не приходит две недели и за этот месяц не заплатил. Значит, звонить нужно сегодня, а не в конце месяца.

К тому же разговор с родителями становится конкретнее. Фраза «в этом месяце ваш ребёнок пропустил четыре урока, и срок оплаты уже прошёл» воспринимается серьёзнее общего напоминания и помогает решить вопрос на ранней стадии.

Рабочий день преподавателя

Учёт посещаемости не должен отнимать у преподавателя время, иначе отметки будут ставиться наугад в конце урока или не ставиться вовсе. В Kanon это несколько простых шагов.

1. Преподаватель заходит в свою панель и видит сегодняшние группы.
2. Открывает группу и отмечает, кто пришёл, а кто нет.
3. При необходимости ставит оценки и выдаёт домашнее задание.
4. Отметки становятся видны администратору и в приложении ученика.

Если отмечать посещаемость в начале урока, администратор успеет связаться с пропустившими в тот же день.

Работа с пропустившими

По отметкам формируется список «Не пришли на урок». В течение дня администратор обзванивает учеников или родителей из этого списка и выясняет причину.

Практический совет: звоните в тот же день. Вопрос об одном пропущенном уроке воспринимается как забота, а через три недели ученик может уже выбрать другой центр.

Также видна посещаемость в процентах по каждому ученику и группе. Например, если в группе она упала с 90 до 70 процентов, это может быть сигналом проблемы с расписанием, качеством занятий или составом группы.

Учёт оплат учеников: начисления, напоминания, долги

Начисления создаются автоматически

Первого числа каждого месяца Kanon создаёт ежемесячные начисления по ценам курсов. Администратору не нужно считать суммы вручную, а кассир просто вносит оплату, когда ученик приходит платить.

График напоминаний

Напоминания отправляются за 5, 3 и 1 день до срока оплаты и через 1, 3 и 7 дней после него — в приложении и в Telegram. Родителям неоплативших учеников можно отправить SMS через аккаунт центра у SMS-провайдера. Каждую автоматизацию центр включает или выключает сам.

Должники и уровень оплат

Список должников показывает, кто и сколько должен, и становится готовым списком звонков для администратора. Показатель уровня оплат помогает следить, насколько своевременно центр собирает оплату.

Отчёты и приложение ученика

Руководителю не нужно каждый день спрашивать администратора о положении дел: ключевые цифры видны в его панели. Отправка отчётов руководителю тоже есть среди автоматизаций.

• Посещаемость в процентах по ученикам и группам.
• Список должников и уровень оплат.
• Ежедневный кассовый отчёт и график динамики выручки.
• При нескольких филиалах — по каждому филиалу отдельно или по всем сразу.
• Экспорт нужных данных.

Ученики и родители видят в Telegram-боте центра или в приложении сегодняшние уроки, процент посещаемости, домашние задания, оценки и состояние оплаты. К одному телефону родителя можно привязать нескольких детей.

Как внедрить учёт посещаемости: практические правила

Программа сама по себе порядок не наводит — работают простые правила, о которых договорилась команда. Их полезно ввести с первого месяца, тогда они быстро становятся привычкой.

• Посещаемость отмечается на каждом уроке, в первые минуты после начала занятия.
• Администратор просматривает список пропустивших хотя бы раз в день, например после обеда.
• С учеником, пропустившим два урока подряд, обязательно разговаривают лично или по телефону.
• Раз в неделю руководитель смотрит группы, где посещаемость снизилась.
• Ученику, который долго не ходит, вовремя меняют статус, например замораживают, чтобы отчёты показывали реальную картину.

Это не ограничения Kanon, а рабочие привычки, которые хорошо себя показывают в учебных центрах. Адаптируйте их под свой центр.