Руководство
Чем ERP отличается от CRM: что нужно учебному центру
Руководитель, который выбирает программу, сразу сталкивается с двумя аббревиатурами: CRM и ERP. Их часто путают, хотя задачи у них разные. Разберём разницу простыми словами и дадим чек-лист, который поможет понять, что нужно именно вашему учебному центру.
Опубликовано:
Простыми словами: что такое CRM и ERP
CRM — система работы с клиентами. В учебном центре это путь от заявки до ученика: кто позвонил, откуда узнал, записался ли на пробный урок, кто должен ему перезвонить. Главный вопрос CRM: «Как превратить заявки в учеников и никого не потерять?»
ERP — система управления ресурсами всей организации. В учебном центре это всё, что происходит после того, как ученик начал заниматься: группы, расписание, кабинеты, посещаемость, ежемесячная оплата, касса, зарплата преподавателей, расходы, филиалы и отчёты. Главный вопрос ERP: «Как центр работает каждый день и что происходит с деньгами?»
Если коротко, CRM приводит ученика, а ERP нужна, чтобы его учить, вести учёт и управлять учебным центром. Когда обе части живут в одной базе, вся история ученика — от первого звонка до выпуска — хранится в одной карточке.
Посмотрим на пример. Родитель пишет в Telegram, что хочет записать ребёнка на курс английского, — это новый лид в CRM. Администратор перезванивает, проводит вступительный тест и записывает на пробный урок. С момента, когда ребёнок зачислен в группу, начинается работа ERP: создаётся ежемесячное начисление, преподаватель отмечает посещаемость, кассир принимает оплату и выдаёт чек, а в конце месяца по этим урокам рассчитывается зарплата преподавателя.
Что в учебном центре относится к CRM, а что к ERP
Задачи CRM
Приём заявок с указанием источника, этапы воронки (новый, связались, пробный урок, записался или потерян), ответственный администратор, повторные звонки и напоминания, вступительный тест, контроль после пробного урока, общение с родителями через Telegram, SMS и телефон.
Задачи ERP
Группы и расписание, загрузка кабинетов, статусы учеников (активный, заморожен, ушёл, выпустился), посещаемость и оценки, ежемесячные начисления и долги, касса и чеки, расходы, зарплата преподавателей, филиалы и роли, отчёты для руководителя.
Если вопрос звучит как «откуда и сколько приходит новых учеников» — это CRM. Если «сколько денег пришло в этом месяце и кто должен» — это ERP.
Почему универсальные CRM для продаж плохо подходят учебным центрам
Универсальные CRM для продаж строятся вокруг сделки: клиент пришёл, договор подписан, оплата получена — сделка закрыта. В учебном центре продажа — только начало. Ученик платит каждый месяц, ходит на занятия несколько раз в неделю и учится в группе.
Поэтому учебному центру нужны понятия из мира обучения: группа, расписание, посещаемость, ежемесячное начисление, заморозка, зарплата преподавателя. В универсальной CRM их можно «собрать» из дополнительных полей и таблиц, но в итоге сотрудники возвращаются к Excel и тетрадям, а данные расходятся по двум местам.
- Оплата — не разовая сделка, а ежемесячное начисление, которое нужно создавать автоматически.
- Посещаемость связана с оплатой и удержанием: ученик, переставший ходить, скоро перестанет и платить.
- Зарплата преподавателя обычно зависит от групп и проведённых уроков, а CRM для продаж её не считает.
- Родитель — отдельный участник, которому нужны уведомления о посещаемости и оплате.
Что нужно вашему учебному центру: сравнение
Функций CRM может хватить, если
В учебном центре одна-две группы, оплату принимает сам руководитель, а главная проблема — набор новых учеников. Тогда больше всего пользы дадут список заявок, напоминания о перезвонах и общение в Telegram.
Полноценная ERP нужна, если
Учеников больше ста, работают кассир и несколько администраторов, зарплата преподавателей зависит от посещаемости, открыт или планируется второй филиал, а в конце месяца касса не сходится с учётом. Когда появляются эти признаки, одной работы с заявками уже недостаточно.
Для большинства учебных центров самый практичный вариант — обе части в одной системе: когда заявка становится учеником, данные не вводятся заново, а путь от обращения до оплаты виден целиком.
Чек-лист для решения
Ответьте «да» или «нет» на вопросы ниже. Чем больше «да», тем более полная система вам нужна.
- Заявки теряются или непонятно, кто должен перезвонить?
- Ежемесячная оплата считается вручную?
- Составить список должников занимает больше часа?
- Посещаемость ведётся в тетради или в разных чатах?
- Зарплата преподавателей каждый месяц вызывает споры?
- Есть несколько филиалов или планы открыть новый?
- Руководителю приходится каждый день спрашивать администратора, как дела?
Типичные ошибки при выборе системы
При выборе ERP или CRM ошибки обычно связаны не с самой программой, а со способом выбора. Ниже — ситуации, которые встречаются чаще всего; если знать о них заранее, можно сэкономить и время, и деньги.
- Выбирать по количеству функций: даже при длинном списке сотрудники перестанут пользоваться программой, если в ней неудобен главный процесс учебного центра.
- Начать только с заявок и оставить оплаты в Excel: тогда не видно, какие обращения принесли деньги.
- Не привлекать сотрудников к выбору: администратор и кассир должны заранее увидеть экраны, с которыми будут работать каждый день.
- Откладывать перенос данных на последний день: на импорт и проверку стоит заложить хотя бы несколько дней.
- Слишком долго работать параллельно в двух системах: через месяц уже непонятно, какая цифра правильная.
Как Kanon объединяет обе части
Kanon выполняет задачи CRM и ERP для учебных центров в одной системе. В CRM-части заявки ведутся с источником, этапами и ответственным администратором, есть вступительный тест и контроль после пробного урока, а через IP-телефонию можно позвонить из карточки лида в один клик.
В ERP-части — группы, кабинеты, посещаемость, ежемесячные начисления (автоматически 1-го числа), чеки с логотипом учебного центра, должники, расходы и зарплата преподавателей. Напоминания об оплате уходят в Telegram и по SMS через собственный аккаунт центра в Eskiz, а все филиалы управляются из одного аккаунта.
Вопросы
Можно ли вести CRM и ERP в разных программах?
Можно, но данные учеников придётся вводить дважды, и между системами появятся расхождения. Для небольшого учебного центра это лишняя работа, для крупного — источник ошибок в отчётах.
Стоит ли маленькому учебному центру начинать с ERP?
Не обязательно включать все модули сразу. Начните с заявок, посещаемости и оплат, а зарплату и расходы подключите, когда команда привыкнет.
Разве ERP не для крупных компаний?
Универсальные ERP действительно сложные. Система, созданная для учебных центров, содержит только нужные центру разделы: группы, посещаемость, оплаты, кассу, зарплату.
В Kanon CRM и ERP продаются отдельно?
Нет, это одна система. Тарифы различаются в зависимости от размера учебного центра, есть бесплатный пробный месяц. Подробности — на странице цен.
Нужно ли заново вводить данные, когда лид становится учеником?
В Kanon — нет. При записи в группу лид связывается с карточкой ученика, поэтому видно, какие обращения потом принесли оплату и из какого источника они пришли.