CRM для учебного центра: от заявки до выпуска в одной системе

Что такое CRM для учебного центра и чем она отличается от таблицы

CRM для учебного центра — это система, которая собирает ежедневную работу центра в одном месте: кто позвонил, кто пришёл на пробный урок, сколько свободных мест в группе, кто не оплатил в этом месяце. В отличие от универсальных CRM для продаж, она учитывает сам учебный процесс: группы, расписание, посещаемость и ежемесячную оплату.

Многие центры начинают с Excel, тетради и чатов в Telegram. Когда учеников становится несколько сотен, такой подход перестаёт работать: данные лежат в разных местах, непонятно, кто и что изменил, а руководителю приходится каждый день спрашивать администратора, как обстоят дела.

Хорошо подобранная программа для учебного центра отвечает на эти вопросы на одном экране и убирает лишние шаги из работы сотрудников.

Что должна покрывать CRM учебного центра

При выборе системы полезнее смотреть не на список функций, а на реальные процессы вашего центра. Сверьте этот перечень со своей повседневной работой: какой этап сейчас живёт на бумаге или в памяти сотрудника?

• Лиды: когда пришла заявка, какой следующий шаг и чем всё закончилось — записался или потерян.
• Пробный урок и вступительный тест: направить ученика в группу нужного уровня.
• Группы и расписание: преподаватель, кабинет, дни занятий, свободные места.
• Посещаемость и оценки: кто пришёл, кто пропустил, домашние задания.
• Оплаты: ежемесячные начисления, касса, чеки, должники.
• Преподаватели: статистика и расчёт ежемесячной зарплаты.
• Коммуникация: напоминания, сообщения в Telegram и по SMS.

Как Kanon закрывает каждый этап

Лид, пробный урок и запись

Каждое обращение заносится как лид и проходит этапы: новый, связались, пробный урок, записался или потерян. Администратор видит, кому нужно перезвонить, а руководитель — сколько заявок превратилось в учеников. Для определения уровня есть приложение для вступительного теста.

Группы, расписание и кабинеты

В разделе набора групп видно, набралось ли достаточно учеников для старта новой группы. Календарь занятий и кабинеты собраны вместе, поэтому меньше риск поставить две группы в один кабинет на одно время. Статус ученика — активный, заморожен, ушёл или выпустился — и вся его история хранятся в карточке.

Посещаемость и оплаты

Преподаватель открывает в своей панели сегодняшние группы и отмечает посещаемость, а администратор обзванивает учеников из списка пропустивших урок. Ежемесячные начисления создаются автоматически 1-го числа, кассир вносит оплату и печатает чек с логотипом центра.

Преподаватели и связь с учениками

Зарплата преподавателя рассчитывается автоматически каждый месяц по правилам центра, а сам преподаватель видит её в разделе «Моя зарплата». У каждого центра свой Telegram-бот с его названием: ученики и родители видят там уроки, посещаемость, домашние задания и состояние оплаты.

Для кого подходит Kanon

Kanon создан для частных учебных центров: языковых школ, IT-курсов, центров подготовки к экзаменам и детских центров. Небольшой центр с одним филиалом и сеть из нескольких филиалов пользуются одинаковыми функциями — тарифы различаются только лимитами на филиалы, учеников и сотрудников.

У каждой роли своя панель: руководитель, администратор филиала, преподаватель, ассистент преподавателя, кассир, а также приложение для учеников и родителей. Сотрудник видит только то, что разрешено его роли и филиалу. Интерфейс доступен на узбекском и русском, каждый пользователь выбирает язык сам.

Данные каждого центра изолированы на уровне базы данных, соединения зашифрованы, а резервное копирование идёт непрерывно.

Как перейти из Excel или старой системы

Переход проходит в несколько шагов и не останавливает работу центра. Основную техническую часть берёт на себя команда Kanon, а ваши сотрудники учатся работать в уже настроенной системе.

1. Демо: разбираем процессы вашего центра и показываем, как они будут выглядеть в Kanon.
2. Настройка: вносим филиалы, курсы, цены, сотрудников, роли и логотип.
3. Импорт: переносим учеников, группы и долги из Excel или старой системы, перед импортом проверяем лимиты тарифа.
4. Обучение: показываем порядок работы администраторам, кассирам и преподавателям.
5. Подключаем Telegram-бот, и центр начинает работать в новой системе.

Переход удобно планировать на начало месяца: новые начисления сразу создаются в Kanon, и не придётся вести учёт параллельно в двух системах.